Kaip prijungti e. parašą prie savo verslo sistemos?

Daugelis įmonių jau pasirašo dokumentus elektroniniu būdu, tačiau pats procesas dažnai išlieka atskirtas nuo kasdienės veiklos. Sutartis atsisiunčiama iš vienos sistemos, įkeliama į pasirašymo portalą, o pasirašius grąžinama atgal ir išsaugoma kitoje vietoje. Kiekvienas papildomas žingsnis eikvoja laiką ir didina klaidų tikimybę. Todėl vis daugiau organizacijų siekia, kad elektroninis parašas veiktų tiesiogiai ten, kur jau vyksta procesai: CRM sistemoje, dokumentų valdymo platformoje ar verslo valdymo programoje.

Nuotraukų šaltinis: magnific

Kodėl verta integruoti e. parašą į naudojamą sistemą?

Kai pasirašymo procesas vyksta atskirai, darbuotojai sprendžia užduotis perjunginėdami skirtingas programas, o dokumentai išsibarsto el. pašte, vietiniuose aplankuose bei išoriniuose portaluose. Todėl vėliau tampa sudėtinga identifikuoti galutinę dokumento versiją ir patikrinti, ar visi šalys jį jau pasirašė. Integravus e. parašą į jau naudojamą sistemą, sutarties pasirašymą galima inicijuoti, stebėti ir archyvuoti vienoje aplinkoje. Procesas tampa nuoseklus.

Du integracijos keliai: parengti jungikliai arba API

E. parašo integraciją galima įgyvendinti dviem pagrindiniais būdais, atsižvelgiant į įmonės naudojamą programinę įrangą.

Pirmasis būdas – parengtos jungtys (konektoriai). Kai kurios plačiai taikomos platformos turi standartinius sprendimus, todėl dokumentų pasirašymas juose aktyvuojamas be didesnių programavimo darbų. Pavyzdžiui, „Microsoft SharePoint“ aplinkoje e. parašą galima prijungti naudojant „Power Automate“, o „Salesforce“ – per „AppExchange“ programėlę. Tokiu atveju sprendimo nereikia kurti nuo pagrindų.

Antrasis būdas – API integracija. Jei sistema neturi parengtos jungties, e. parašas prijungiamas naudojant API sąsają. Taip galima susieti individualiai sukurtą CRM, klientų savitarnos portalą ar verslo valdymo sistemą. Dalis populiarių apskaitos bei ERP programų standartinės jungties neturi, tačiau prie jų e. parašą galima prijungti per API, pasitelkiant vidinę IT komandą arba integracijos partnerį.

Kokią naudą suteikia integracija?

Tinkamai integruota sistema automatizuoja veiksmus, kuriuos anksčiau reikėjo atlikti rankiniu būdu. Sutartis išsiunčiama pasirašyti tiesiogiai iš sistemos, šalys automatizuotai gauna pranešimus, o pasirašymo eiga stebima realiuoju laiku. Pasirašytas dokumentas su galiojančiais elektroniniais parašais bei laiko žymomis automatiškai grąžinamas ir išsaugomas sistemoje. Per API galima ne tik pasirašyti, bet ir tikrinti parašų galiojimą, tvirtinti dokumentus juridinio asmens e. spaudu ar archyvuoti juos užtikrinant ilgalaikį teisinį galiojimą.

Ką svarbu įvertinti prieš pradedant?

Prieš pradedant diegimo darbus, verta įvertinti kelis esminius aspektus: kurioje sistemoje realiai vyksta kasdieniai procesai ir ar ji palaiko parengtas jungtis? Jei parengtos jungties nėra, kas atliks API integraciją – vidinė komanda ar išorinis partneris? Nors techninis įgyvendinimas dažnai užtrunka vos kelias dienas, didžiausią vertę sukuria apgalvotas proceso planavimas. Taip pat rekomenduojama iš anksto pasirinkti tinkamą dokumentų formatą: Lietuvoje dažniausiai naudojamas ADOC, o bendradarbiaujant su užsienio partneriais patogiau rinktis ASiC arba pasirašytą PDF formatą.

E. parašas kaip vientisa proceso dalis

Pagrindinė integracijos vertė – e. parašas tampa natūralia kasdienio proceso dalimi, o ne atskiru veiksmu. Sutartys pasirašomos toje pačioje aplinkoje, kurioje jos sukuriamos, dokumentai nepasimeta, o darbuotojai gali susitelkti į tiesiogines užduotis. Nesvarbu, ar pasirenkama parengta jungtis, ar individuali API integracija, pasiekiamas tas pats rezultatas: mažesnė rankinio darbo apimtis ir efektyvesni kasdieniai procesai.

Atgal | Visi skaitiniai | Skaitiniai apie būrimus | charakterį | sapnus | spalvas | vardus